PHƯƠNG PHÁP KAIZEN
"Sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ"
Phương pháp này giúp cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động. Bao gồm 06 bước thực hiện:
1. Tiêu chuẩn hóa (Standardize):
Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
2. Đo lường (Measure):
Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra.
3. So sánh (Compare):
So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?
4. Cải tiến (Innovate):
Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.
5. Tiêu chuẩn hóa (Standardize):
Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.
6. Lặp lại (Reapeat):
Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.
Hệ thống năng suất làm việc tốt nhất là hệ thống mà có thể giúp bạn hoàn thành mọi thứ và những ứng dụng tốt nhất chính là những app mà bạn thực sự sử dụng. Đừng bao giờ quên điều này khi tìm cách tối ưu hóa công việc.
Toyota đã áp dụng Kaizen như thế nào?
Toyota sử dụng Kaizen như là một trong những nguyên tắc kinh doanh cốt lõi của tập đoàn. Một câu chuyện rất nổi tiếng rằng Toyota cam kết thực hiện các cải tiến liên tục tới mức mà bất kỳ một công nhân nào làm việc tại dây chuyên lắp rắp của doanh nghiệp sản xuất ô tô này cũng có thể ngừng làm việc tại một công đoạn nào đó, bất kể thời gian, để phát hiện ra vấn đề trong sản xuất, sửa lỗi hoặc đề nghị với quản lý giải pháp tốt hơn để làm những thứ giúp giảm thiểu lãng phí hay cải tiến hiệu suất.
Toàn bộ câu chuyện diễn ra như sau: Những người nằm trong ban điều hành của một công ty sản xuất ô tô của Mỹ trong một lần tới thăm Toyota đã tìm cách để biết được làm thế nào mà các đối tác Nhật Bản lại có thể sản xuất ra nhiều chiếc xe như vậy chỉ với rất ít tài nguyên lãng phí và lỗi xảy ra. Trong khi đó, các phân xưởng của họ vẫn duy trì năng suất cao nhưng lại xảy ra khá nhiều lỗi ở giai đoạn cuối cùng trong dây chuyền (và đến lúc đó mới phát hiện được) chẳng hạn như cửa được hàn không chắc, các bánh xe bằng thép không khớp với nhau hay các chốt cửa được đặt sai vị trí – sau đó, những chiếc xe đều bị tháo rời ra để sửa lỗi và lắp ráp trở lại. Chi phí sẽ cao hơn rất nhiều so với việc lỗi được sửa ngay lập tức hoặc không bao giờ xảy ra lỗi ở khâu đầu tiên.
Những người này đã quan sát quá trình sản xuất của Toyota trong thực tế và rất bất ngờ về cách mà dây chuyền này được vận hành. Thật không thể tin được khi một công nhân bất kỳ đều có khả năng tạm dừng dây chuyền mà không cần sự chấp thuận của quản đốc chứ chưa nói đến chuyện phải đề xuất lên quản lý theo như chính sách hay các thủ tục đã được quy định sẵn.
Việc trao thưởng những nhân viên đã sửa được lỗi cũng được thực hiện ngay lập tức – ngay cả khi đó không nằm trong vai trò của họ - cũng chưa bao giờ được nghe tới, đặc biệt là khi logic thông thường ở thời điểm đó là "bất kể có chuyện gì xảy ra cũng không bao giờ được ngừng dây chuyền". Sau khi trở về Mỹ, những người được tới thăm Toyota đã áp dụng quy trình này, họ bắt đầu thưởng cho những người tìm ra được những giải pháp tốt hơn để làm việc cùng nhau hay hoàn thành công việc xuất sắc và họ cũng thưởng cho những người có chất lượng làm việc tốt hơn thay vì làm được nhiều việc.
Những nguyên lý đó giờ đây đã trở thành nền tảng cốt lõi của phương pháp Kaizen như một triết lý về năng suất làm việc. Một khi đã được áp dụng, mục tiêu đó là làm việc tốt hơn chứ không phải là làm nhiều việc (giống như làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn). Tương tự, điều quan trọng ở đây là tạo ra thời gian để tìm kiếm các cải tiến và tối ưu hóa.
Kaizen rất dễ để thực hiện. Vì nó thiên về triết lý tinh thần hơn là một phương pháp thực sự nên chẳng hề có công cụ/kế hoạch/giải pháp cụ thể. Thay vào đó, hãy khiến Kaizen phù hợp với bạn bằng cách thay đổi cách tiếp cận với công việc. Kaizen không chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp mà còn phù hợp với từng người.
Mấu chốt ở đây vẫn là tìm cách dành ít thời gian cho những thứ bạn phải làm và dành nhiều thời gian hơn cho những thứ bạn muốn làm.
